ทางเลือกใหม่ทดแทน Cloud และการแชร์ไฟล์ในองค์กร? นี่คือโซลูชันที่คุ้มค่าในระยะยาวสำหรับ SMB

‘การปรับเปลี่ยนธุรกิจสู่ดิจิทัล’ กำลังมีบทบาทมากขึ้นเรื่อย ๆ  จากการที่บริษัทขนาดเล็กถึงใหญ่ต่างหาทางอัพเกรดโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของตน และค้นหาโซลูชันเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อตอบรับการเปลี่ยนแปลงของเทรนด์การทำงาน Remote Work

ในขณะที่ธุรกิจ SMB ต้องเผชิญกับผลกระทบจากช่วงล็อกดาวน์และเหตุการณ์มากมายในช่วงปีที่ผ่านมา ซึ่งเป็นเครื่องยืนยันได้ว่ามีโซลูชันเพียงไม่กี่อย่างในตลาดที่ออกแบบมาให้เหมาะกับ SMB ด้วยปัจจัยด้านเงินทุนและพนักงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจเป็นเรื่องยากที่จะหาผลิตภัณฑ์ด้านไอทีที่มีประสิทธิภาพสูงที่จะช่วยให้ธุรกิจจัดเก็บ แชร์ และทำงานไฟล์ร่วมกันจากทุกที่ได้อย่างปลอดภัย

SMB จำนวนมากเผชิญกับปัญหาหนักในการตัดสินใจ ระหว่างการสมัครใช้งาน Software-as-a-Service (SaaS) ที่มาพร้อมกับค่าใช้จ่ายประจำสูงและความยืดหยุ่นที่จำกัด และการปรับใช้เซิร์ฟเวอร์ในองค์กรซึ่งนอกจากจะต้องใช้ความเชี่ยวชาญด้านไอทีแล้ว ยังมาพร้อมกับการลงทุนสูงและค่าใช้จ่ายใบอนุญาตอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม ก็ยังตัวเลือกแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับ SMB ที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ จัดเก็บข้อมูลของบริษัทได้อย่างปลอดภัย จัดการการเข้าถึงและการให้สิทธิ์พร้อมแผนการสำรองข้อมูลแบบมืออาชีพ โดยโซลูชันหนึ่งที่ SMB ต่าง ๆ สามารถปรับใช้ได้อย่างราบรื่นในราคาที่ไม่แพง นั่นก็คือ อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลอัจฉริยะ NAS (Network-attached Storage)

การจ่ายตามการใช้งานจริงของ SaaS ไม่ใช่ทางออกในระยะยาว

ธุรกิจมากมายนำระบบคลาวด์มาใช้อย่างแพร่หลายในปี 2020 ด้วยค่าใช้จ่ายในการลงทุนเริ่มต้นที่ต่ำและการบำรุงรักษาบริการไฟล์ SaaS แบบ “จ่ายตามการใช้งาน” ที่ตอบโจทย์ในช่วงเริ่มต้นสำหรับ SMB แต่ถ้าธุรกิจของคุณเริ่มเติบโตล่ะ?

รูปแบบการสมัครสมาชิกแบบต่อบัญชี อาจกลายเป็นภาระสำคัญเมื่อคุณเริ่มจ้างคนมากขึ้น การสำรวจล่าสุดโดย Kentik, Densify และ Flexera พบว่าการจัดการต้นทุนและการใช้จ่ายเกินตัวเป็นข้อกังวลหลักสำหรับบริษัทที่ลงทุนในบริการคลาวด์

Google Workspace ซึ่งเป็นหนึ่งในบริการ SaaS ที่ได้รับความนิยมสูงสุดมีค่าใช้จ่ายประมาณ370 บาทต่อผู้ใช้ ต่อการสมัครสมาชิก 1 เดือน สำหรับแผน Business Standard หรือประมาณ 4,500 บาทต่อปี  หากบริษัทเติบโตจากขนาดเล็กเป็นมากกว่า 30 คนใน 3 ปีจะต้องเผชิญกับค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกราว 400,000 บาท และหากบริษัทเติบโตถึง 100 คน ค่าสมัครรายปีจะเพิ่มขึ้นสูงถึง 1.3 ล้านบาท ซึ่งถือว่าเป็นการสร้างภาระทางการเงินที่ไม่มีสิ้นสุด

เห็นได้ชัดว่าคลาวด์สาธารณะอาจไม่ใช่โซลูนที่ยั่งยืนสำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาทางออกในระยะยาวหรือหากจำเป็นต้องขยายขนาด

File Server แบบดั้งเดิมไม่ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ

ธุรกิจที่ต้องการเป็นเจ้าของข้อมูลทั้งหมดสามารถเลือกซื้อฮาร์ดแวร์ของตนเอง จ่ายค่าลิขสิทธิ์ Windows File Server และซื้อสิทธิ์การใช้งานการเข้าถึงไคลเอ็นต์แยกต่างหาก เพื่อสร้างไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบกำหนดเอง การจัดเก็บข้อมูลในเครื่องสามารถให้ความเร็ว ความเสถียรและความปลอดภัยที่ดีกว่า SaaS เมื่อเข้าถึงข้อมูลผ่านอินทราเน็ตขององค์กร

จากผลสำรวจโดย Computer Economics เมื่อปีที่แล้ว พบว่าบริษัทที่มีการใช้จ่ายซอฟต์แวร์ในระบบคลาวด์ 75% ขึ้นไป พบว่ามีการจัดเก็บแอปพลิเคชันบางอย่างไว้ในองค์กร สืบเนื่องมาจากความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือความเสี่ยงในการกำหนดโครงสร้างพื้นฐานใหม่ที่ปรับใช้ระบบคลาวด์เต็มรูปแบบ

อย่างไรก็ตาม ไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบเดิมยังคงต้องจ่ายค่าสมัครสมาชิก Windows File Server เป็นประจำตลอดจนสิทธิ์การใช้งานสำหรับไคลเอนต์แต่ละราย ซึ่งจะเพิ่มต้นทุนทั้งหมดอย่างรวดเร็วเมื่อพนักงานของคุณเติบโตขึ้น สิทธิ์การใช้งานฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และ CAL อาจมีราคาสูงถึง300,000 บาทในช่วง 3 ปี สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 100 คน

ในขณะเดียวกัน การสนับสนุนการใช้งานไฟล์เซิร์ฟเวอร์ทั่วไปในการเข้าถึงผ่านอินเทอร์เน็ต การทำงานร่วมกันของไฟล์ และแอปพลิเคชันมือถือนั้นยังถือด้อยกว่าโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ เนื่องจากปัจจุบันการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องธรรมดา ข้อจำกัดเหล่านี้สามารถลดประสิทธิภาพการทำงานของทีมลงได้

ถึงเวลาปรับเปลี่ยนไปใช้ ‘เซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน NAS’?

ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมาได้เห็นผู้จำหน่ายนวัตกรรมเปลี่ยน NAS จากโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลอย่างเดียวไปสู่แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ที่มีคุณสมบัติหลากหลาย ที่มาพร้อมการแชร์ไฟล์ในตัว การทำงานร่วมกัน การดูแลระบบไอที และโซลูชันการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญของผู้จำหน่าย NAS เช่น Synology ซึ่งมีลูกค้าองค์กรมากมาย ได้พัฒนาทางเลือกที่ปลอดภัยของ SaaS และไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบเดิม ด้วยการรองรับแอปพลิเคชันในตัวมากมาย บริการจัดการไฟล์บนเว็บ และชุดการทำงานร่วมกัน ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการอีกด้วย

และเมื่อเผชิญกับภัยคุกคามด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และการละเมิดข้อมูล อุปกรณ์ NAS ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติการปกป้องข้อมูลอัจฉริยะสำหรับไอทีทั้งหมดของคุณ เช่น ซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลในตัวของ Synology ซึ่งสำรองข้อมูลจากพีซีและเซิร์ฟเวอร์ของคุณ หรือ จาก Microsoft 365 และ Google Workspace

สำหรับธุรกิจที่มีพนักงาน 200 คน เซิร์ฟเวอร์ NAS ที่ทันสมัยพร้อมฮาร์ดไดรฟ์อาจมีราคาเพียง 92,000 บาท โดยไม่มีค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกหรือการออกใบอนุญาตซ้ำอีก ทั้งยังมาพร้อมซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์และการทำงานร่วมกันฟรี สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้อย่างง่ายดายในอีกสามถึงห้าปีข้างหน้า

SMB ที่ต้องการความจุมากขึ้น สามารถขยายขนาดได้อย่างง่ายดาย โดยการเพิ่มฮาร์ดไดรฟ์หรือยูนิตส่วนขยายแยกต่างหากโดยไม่ต้องกังวลกับค่าใช้จ่ายในการอัพเกรดไอทีที่หนักหน่วงหรือค่าธรรมเนียมใบอนุญาตที่เพิ่มขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ข้อมูลและแอปพลิเคชันบน Synology NAS ยังสามารถสำรองข้อมูลไปยังอุปกรณ์ภายนอก NAS อื่น ๆ หรือระบบคลาวด์ได้ โดยไม่จำเป็นต้องค้นหาและซื้อซอฟต์แวร์สำรอง

โดยเฉลี่ยแล้ว ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการเป็นเจ้าของ NAS นั้นน้อยกว่าครึ่งหนึ่งของค่าใช้จ่ายสำหรับไฟล์เซิร์ฟเวอร์แบบเดิม และการใช้ NAS อาจถูกกว่าการซื้อการสมัครใช้งานระบบคลาวด์ที่เทียบเท่ากันมากกว่า 90%

*ดาวน์โหลดลิสต์เปรียบเทียบราคาไฟล์เซิร์ฟเวอร์ธุรกิจ: https://sy.to/gaxnd

ธุรกิจควรจัดเก็บข้อมูลอย่างไรให้ปลอดภัย?

ด้วยตัวเลือกไฟล์เซิร์ฟเวอร์ที่เหมาะสมและการใช้งานที่ราบรื่น ทำให้ Digital Transformation ไม่เป็นเรื่องท้าทายสำหรับ SMB อีกต่อไป

หากเลือกโซลูชันที่เหมาะสม SMB สามารถบรรลุเป้าหมายและผลผลิตได้มากขึ้น และสามารถแข่งขันในตลาดได้ไม่ยาก ธุรกิจจำเป็นต้องคำนึงถึงจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ ความสามารถในการปรับขนาด ความสามารถในการทำงานระยะไกล ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์เคลื่อนที่และความปลอดภัยของข้อมูล

เมื่อมองหาโซลูชันที่สมบูรณ์และราคาไม่แพงสำหรับ SMB แล้วนั่น NAS ถือว่าเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมในการแทนที่หรือเสริมการใช้งานเซิร์ฟเวอร์แบบเดิมและบริการคลาวด์